Fechamento de feira: confira estoque, vendas e pagamentos

Você não precisa resolver todas as diferenças enquanto carrega o carro. Precisa, porém, deixar um registro claro do que contou e do que ainda deve conferir.

1. Complete o registro de vendas

Reúna as anotações de vendas, pagamentos e demais registros do mesmo evento. Associe cada lançamento a um produto. Se um produto foi vendido por dois preços diferentes, registre os preços separadamente. Confira se um pagamento dividido não fez o mesmo item ser contado duas vezes.

Separe reembolso de devolução física: reembolso é dinheiro devolvido; devolução é um item recebido de volta. Um cliente pode receber um reembolso parcial sem devolver o produto.

2. Conte o estoque que pode ser vendido novamente

Conte os itens restantes em condições de venda por produto ou variação, separando os avariados. Registre a contagem observada e só depois compare com seus registros.

Se uma devolução não puder ser vendida novamente, inclua o item tanto nas unidades devolvidas quanto nas avariadas. Caso contrário, ele seria contado como disponível para venda. Não o acrescente também como estoque novo.

3. Confira cada meio de pagamento

Compare dinheiro separadamente de cartão e outros meios. O dinheiro inclui o fundo inicial de caixa e as entradas ou retiradas que não correspondem a vendas. O valor do cartão pode ser recebido depois ou já vir com taxas descontadas. São motivos diferentes para uma divergência.

Use o mesmo evento, a mesma moeda e um tratamento consistente dos tributos cobrados para repasse em todas as comparações. Mantenha os registros tributários separados; esta rotina não calcula tributos.

4. Deixe uma nota do que falta conferir

Uma nota útil informa a diferença, a fonte a consultar e a próxima ação. Por exemplo: “O estoque tem um item a menos que o registro; recontar a caixa de reserva” ou “O recebimento do cartão está pendente; conferir o registro do processador quando o valor chegar”.

• Registre a contagem ou o valor real sem forçar a coincidência com o previsto.
• Confira primeiro lançamentos ausentes, devoluções, avarias e prazos de recebimento.
• Salve a cópia do evento e guarde os comprovantes.

Uma diferença igual a zero é uma conferência, não uma prova de que todos os lançamentos estão completos ou de que o evento deu lucro.