Registro de vendas em feiras: confira dinheiro, cartão e outros meios

O valor dentro do caixa e o valor depositado pelo processador de cartão representam coisas diferentes. Mantenha um registro separado para cada meio de pagamento antes de comparar os totais.

Dinheiro: inclua o fundo inicial e outras movimentações

Comece pelas vendas em dinheiro menos os reembolsos em dinheiro. Some o fundo inicial de caixa e outras entradas. Subtraia as retiradas, inclusive despesas pagas com dinheiro do caixa. Compare o valor previsto com a quantia realmente contada ao encerrar o evento.

Exemplo fictício: vendas em dinheiro de 100, reembolsos de 10, fundo inicial de 40 e uma retirada de 5 resultam em um saldo previsto de 125. Se a contagem for 123, registre a diferença de −2 e investigue. Não substitua a contagem pelo valor previsto.

Cartão: separe prazo de recebimento e taxas

Compare o mesmo evento e período nos seus registros do processador. Uma venda no cartão pode ser registrada antes do recebimento do dinheiro. Subtraia as taxas já descontadas dos recebimentos e os valores líquidos de reembolsos ainda pendentes de recebimento, medidos antes de suas futuras taxas.

Não subtraia a taxa futura de um recebimento pendente antes de ela ser descontada. Quando receber o valor, atualize juntos o saldo pendente, as taxas descontadas e o valor efetivamente recebido.

Outros meios e pagamentos divididos

Registre transferências e outros meios separadamente quando não se encaixarem na comparação de dinheiro ou cartão. Para um pagamento dividido, registre o item apenas uma vez e mantenha a divisão em suas anotações de apoio. No Market Day Kit, classifique uma entrada com meios mistos como Outros (Other na edição em inglês) e confira a divisão separadamente.

Use a mesma base em todas as comparações

Use uma única moeda por evento. Exclua de forma consistente os tributos cobrados para repasse das vendas, reembolsos, fundo inicial, entradas, retiradas, contagens e recebimentos; mantenha os registros tributários separados. Misturar valores com e sem esses tributos pode produzir uma diferença enganosa.

A conferência de pagamentos verifica registros. Não comprova lucro e não é orientação tributária ou contábil. Guarde os comprovantes originais e os registros dos prestadores de pagamento para sua própria análise.